Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:

2. Überblick der Verarbeitungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Dienste erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der DSGVO, insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Berechtigtes Interesse
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung

3. Welche Daten wir erheben

3.1 Kontodaten

Bei der Registrierung und Nutzung erheben wir:

• E-Mail-Adresse (bei Magic-Code-Anmeldung oder Apple Sign-In)
• Vor- und Nachname (freiwillig)
• Apple-User-ID (bei Apple Sign-In)
• Nutzerrolle (Vermieter, Mieter, Makler etc.)

3.2 Objektdaten

Für die Immobilienverwaltung:

• Adresse und Objektbeschreibung
• Fotos und Dokumente (Grundriss, Energieausweis etc.)
• Eigentümerangaben (bei Makler-/Mieterverwaltung)

3.3 Protokolldaten

Bei der Erstellung von Übergabeprotokollen:

• Raumbeschreibungen, Zustände und Sauberkeitsbewertungen
• Fotos mit Zeitstempel und optionalen Geo-Koordinaten
• Zählerstände (inkl. KI-erkannter Werte)
• Schlüsselübergaben
• Teilnehmer-Informationen (Name, E-Mail, Rolle)

3.4 Technische Daten

• IP-Adresse und User-Agent bei Anmeldungen
• Geräteinformationen (für App-Kompatibilität)

4. Zweck der Verarbeitung

• Bereitstellung und Betrieb der App und Webseite
• Erstellung und Verwaltung von Übergabeprotokollen
• KI-gestützte Zählerstanderkennung
• Einladung und Verwaltung von Teilnehmern
• Generierung von PDF-Protokollen mit Integritätsnachweis
• Authentifizierung und Kontosicherheit
• Versand von transaktionalen E-Mails (Magic Codes, Einladungen, Löschbestätigungen)

5. Speicherung und Hosting

Sämtliche Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert (Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen). Es findet keine Übermittlung in Drittländer statt.

Fotos, Dokumente und Medien werden auf dem Server verschlüsselt gespeichert und sind nur für berechtigte Nutzer zugänglich.

6. KI-Verarbeitung (Zählerstanderkennung)

Für die automatische Erkennung von Zählerständen werden Fotos an den KI-Dienst Anthropic (Claude Vision) übermittelt. Dabei wird ausschließlich das Foto übertragen — keine Nutzer-, Adress- oder Protokolldaten.

Anthropic verarbeitet die Daten gemäß eigener Datenschutzrichtlinien und speichert die übermittelten Bilder nicht dauerhaft. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Da Anthropic seinen Sitz in den USA hat, erfolgt die Datenübermittlung auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

7. E-Mail-Versand

Transaktionale E-Mails (Magic Codes, Einladungen, Löschbestätigungen) werden über Google Workspace (Gmail SMTP) versendet. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wir versenden keine Werbe-E-Mails und keine Newsletter ohne ausdrückliche Einwilligung.

8. Webanalyse

Wir verwenden Plausible Analytics, einen datenschutzfreundlichen Analysedienst, der keine Cookies verwendet und keine personenbezogenen Daten erhebt. Die Analyse erfolgt auf unserem eigenen Server in Deutschland.

9. Weitergabe an Dritte

Personenbezogene Daten werden nur an Dritte weitergegeben, soweit dies für die Erbringung unserer Dienste erforderlich ist:

• Hetzner Online GmbH — Server-Hosting (Deutschland)
• Anthropic — KI-Zählerstanderkennung (nur Fotos, keine personenbezogenen Daten)
• Google Workspace — E-Mail-Versand (transaktional)
• Apple — Authentifizierung via Apple Sign-In

Ein Verkauf von Daten an Dritte findet nicht statt.

10. Speicherdauer

• Kontodaten: Bis zur Löschung des Kontos
• Protokolldaten und Medien: Bis zur Löschung durch den Nutzer oder 30 Tage nach Kontolöschung
• Login-Events: 12 Monate
• Audit-Log: 24 Monate (berechtigtes Interesse an Nachvollziehbarkeit)

11. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) — Welche Daten wir über Sie gespeichert haben
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — Korrektur unrichtiger Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO) — Löschung Ihrer Daten („Recht auf Vergessenwerden“)
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO) — Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — Export Ihrer Daten
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) — Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Widerruf — Erteilte Einwilligungen können jederzeit widerrufen werden

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: datenschutz@domicus.de

12. Kontolöschung

Sie können Ihr Konto jederzeit in der App oder Web-App unter Einstellungen löschen. Nach der Löschung werden alle Ihre Daten innerhalb von 30 Tagen entfernt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

13. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren, um sie an geänderte Rechtslagen oder Funktionsänderungen anzupassen. Die aktuelle Fassung ist stets unter domicus.de/datenschutz abrufbar.